Overstappen van Excel naar Booqs

Zo stap je over

1. 1

   Kies je startdatum

   Begin bij het begin van het lopende kwartaal: dan doe je de btw-aangifte van dit kwartaal al in Booqs. Of begin bij 1 januari: dan kloppen ook je jaarcijfers en de schatting van je inkomstenbelasting voor het hele jaar.

2. 2

   Neem je klanten mee

   In Excel: Sla je klantenlijst op als .xlsx of .csv. Geen lijst? Begin met het sjabloon voor klanten.

   In Booqs: Klanten, Importeren, kies het bestand. Je eigen kolomnamen mogen: Booqs herkent de gangbare namen en jij kiest zelf als een kolom niet klopt. Alleen de naam is verplicht.

3. 3

   Neem je openstaande facturen mee

   In Excel: Zet de facturen die nog niet betaald zijn in een lijst met factuurnummer, klant, factuurdatum en totaal, of gebruik het sjabloon voor openstaande facturen.

   In Booqs: Facturen, Uit ander pakket. Uit een bestand: Booqs herkent de gangbare kolomnamen en jij kiest zelf als een kolom niet klopt. Staat er een status in, dan leest Booqs of een factuur betaald of open is; anders kies je dat zelf. Heb je alleen de pdf, kies dan Uit een pdf (telt mee voor je tegoed aan uitgelezen documenten) of vul de factuur met de hand in. Facturen van vóór je startdatum tellen niet nog een keer mee in je omzet of btw.

4. 4

   Importeer je bankbestand vanaf die datum

   Bij je bank: Download je transacties als CAMT.053, MT940 of CSV. Dat kan bij elke Nederlandse bank.

   In Booqs: Transacties, Bankbestand importeren. Booqs deelt je transacties in en slaat dubbele regels over, ook als je later nog een keer importeert.

5. 5

   Kies een eigen voorvoegsel voor je factuurnummers

   Instellingen, Facturatie. Zo lopen je nummers in Booqs nooit door elkaar met die uit je oude administratie. Een nieuwe reeks mag, zolang elk nummer uniek is en de nummers op elkaar volgen.

   Bron: Belastingdienst, factuureisen

6. 6

   Zet je bonnetjes en inkoopfacturen erin

   Vanaf je startdatum: maak een foto of upload de pdf, of stuur ze door naar je eigen Booqs-adres (Pro). Booqs leest leverancier, datum, bedrag en btw uit.

Wat je niet hoeft mee te nemen

• Boekingen en banktransacties van vóór je startdatum. Die staan in je oude administratie.
• Btw-aangiftes die je al hebt gedaan.
• Facturen van vóór je startdatum die al betaald zijn. Die bewaar je in de export van je oude administratie.

Je oude administratie bewaren

Je administratie moet je 7 jaar bewaren. Bewaar je Excel-bestanden, je facturen en je bonnetjes zoals je ze nu hebt.